Шпаргалка для ФОПів: що таке первинні документи і кому потрібно їх зберігати

Деякі фізичні особи-підприємці зобов’язані мати первинні документи. Це спеціальна звітність, сформована в паперовій чи електронній формі, що містить інформацію про господарські операції. Без цього ведення бухгалтерського обліку стане проблемним.

Сайт Pro Гроші розповідає, кому потрібно мати первинну документацію та скільки вона зберігається.

Що таке первинні документи ФОП

Визначення наводить Закон "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні". Це документи різної форми та змісту про здійснені господарські операції, включно з розпорядженнями та дозволами на їх проведення. Вичерпного переліку видів немає, для кожного ФОПа це індивідуально та залежить від діяльності. Але до основних первинних документів відносять:

• видаткову накладну;
• товарно-транспортну накладну;
• акт виконаних робіт;
• касовий ордер;
• рахунок-фактуру (інвойс);
• бухгалтерську довідку.

Також не існує типової затвердженої форми для всіх документів, підприємці мають право розробити її на власний розсуд. Водночас первинка повинна мати всі обов’язкові реквізити, зокрема:

• назву і дату складання;
• зміст та обсяг господарської операції;
• найменування суб’єкта господарювання;
• особистий підпис чи інші ідентифікаційні дані;
• відомості про особу, відповідальну за здійснення операції.

Хто повинен мати первинні документи

Без первинних документів не можуть обійтися ФОПи назагальній системі оподаткування, оскільки вони платять податки з доходу, який підтверджується сумами витрат у накладних чи актах. Що стосується підприємців на єдиному податку без ПДВ, то для них ведення документації не є обов’язковим, але з практичної точки зору – бажаним.

Бо існує таке поняття як фінансовий моніторинг. Здійснюючи прийом платежів за товари чи послуги безготівковим способом, можна натрапити на перевірку з боку банківських установ. Без наявності документального підтвердження легальності операцій та сплати податків можна втратити рахунок (його заблокують до вияснення обставин ситуації).

Також обов’язок зберігати первинні документи мають бізнесмени, які займаються продажами ризикових груп товарів, а саме:

• підакцизної продукції;
• технічно-складних побутових товарів, зокрема, техніки;
• медичних виробів;
• ювелірних виробів.

Залежно від способу отримання коштів (готівкового чи безготівкового), дохід підтверджується товарними чеками про оплату, банківськими виписками, фіскальними чеками РРО, квитанціями тощо. Все це є первинними документами, термін зберігання яких становить 3 роки. Порушення строків карається штрафом у розмірі 1 020 грн або 2 040 грн (повторна відповідальність протягом року).

Які доходи потрібно декларувати українцям

Раніше ми розповідали, що існують певні види доходів, які потрібно задекларувати, починаючи з 1 січня 2024 року. Від цього залежить кінцева сума зборів платників податків. У перелік входять:

• види доходів, які не оподатковуються при виплаті, але не звільняються від оподаткування (наприклад, благодійна допомога, додаткове благо тощо);
• прибутки від неподаткових агентів (спадок, подарунки, оренда нерухомості);
• іноземні доходи.

Також податкова декларація не омине фізичних осіб, які отримують доходи від підприємництва (за винятком спрощеної системи) та займаються незалежною професійною діяльністю. Водночас контролюючий орган дозволяє українцям подавати декларації, якщо існує потреба в отриманні податкової знижки чи поверненні надміру сплачених сум.

Раніше сайт Pro Гроші писав, що існує сім неочевидних причин і розповідав, чому податкова може почати фактичну перевірку. Також ми повідомляли, де у світі платять найнижчі та найвищі податки.

Pro Гроші в Telegram Pro Гроші в Google News